WHISTLEBLOWING

Vnitřní oznamovací systém

Na základě zákona č. 171/2023 Sb., o ochraně oznamovatelů, ve znění pozdějších předpisů (dále také jako „zákon"), který je účinný od 01.08.2023, v návaznosti na směrnici EP a Rady (EU) 2019/1937 ze dne 23. října 2019, o ochraně osob, které oznamují porušení práva Unie, zavedla naše advokátní kancelář, jako povinný subjekt, tzv. vnitřní oznamovací systém k přijímání oznámení, nakládání s ním, ochraně totožnosti oznamovatele a dalších osob, ochraně informací uvedených v oznámení a komunikaci s oznamovatelem.

„Oznamovatelem“ se rozumí fyzická osoba, která učiní oznámení o možném protiprávním jednání (které má znaky trestného činu nebo přestupku, nebo porušuje právní předpis či předpis EU v zákonem vymezených oblastech), o jehož spáchání se dozvěděla v souvislosti s prací nebo jinou obdobnou činností. Takový oznamovatel následně požívá ochrany před odvetnými opatřeními, které by naše advokátní kancelář mohla vůči němu příp. učinit. Takto chráněn není jen samotný oznamovatel, ale např. i osoby oznamovateli blízké, kolegové oznamovatele či osoby, které oznamovateli pomáhaly při zjišťování informací uvedených v oznámení.

Příslušná osoba

Jako příslušnou osobu pro přijímání a vyřizování oznámení ve smyslu ust. § 9 odst. 1 zákona určila naše advokátní kancelář:
Mgr. Bc. Iveta Šandalová, telefon: +420 734 328 719, email: whistleblowing@svojanovska.cz

Co musí oznámení obsahovat

Obsahem oznámení je:

• jméno, příjmení a datum narození oznamovatele (příp. jiné údaje, z nichž je možné dovodit totožnost oznamovatele); oznámení nemusí obsahovat tyto údaje, pokud bylo podáno osobou, jejíž totožnost je příslušné osobě známa;
• informace o možném protiprávním jednání, k němuž došlo nebo má dojít u osoby, pro niž oznamovatel, byť zprostředkovaně, vykonával nebo vykonává práci nebo jinou obdobnou činnost, nebo u osoby, se kterou oznamovatel byl nebo je v kontaktu v souvislosti s výkonem práce nebo jiné obdobné činnosti;
• popis nebo shrnutí podstaty a obsahové stránky oznámení, vč. identifikace osob, vůči kterým je oznámení směřováno;
• příp. důkazy, na jejich základě je oznámení podáváno.

Oznámení lze podat i anonymně; v takovém případě však nebude příslušná osoba moci oznamovatele kontaktovat, zejména pak písemně ho vyrozumět o přijetí oznámení (není-li dále uvedeno jinak). Je-li oznámení podáno anonymně, avšak prostřednictvím (aktivního) kontaktního údaje, na který lze oznamovatele písemně kontaktovat (např. obecná e-mailová adresa, doporučená zásilka s identifikací oznamovatele uvedenou na obálce), vyrozumí příslušná osoba písemně oznamovatele prostřednictvím tohoto (aktivního) kontaktního údaje (není-li dále uvedeno jinak).

Naše advokátní kancelář upozorňuje oznamovatele, že ochrana oznamovatelů dle zákona se nevztahuje na vědomě nepravdivá oznámení; za podání takového oznámení hrozí pokuta až do výše 50.000,‑ Kč.

Způsoby podání oznámení

• písemně, a to vyplněním formuláře dostupného zde a jeho zasláním poštou na adresu sídla naší advokátní kanceláře, s poznámkou „Whistleblowing – neotvírat – výhradně k rukám příslušné osoby“;
• elektronicky, a to vyplněním formuláře dostupného zde a jeho zasláním na výše uvedenou e-mailovou adresu příslušné osoby;
• telefonicky na výše uvedeném telefonním čísle příslušné osoby;
• osobně po předchozí domluvě (požádá-li o to oznamovatel, je příslušná osoba povinna oznámení přijmout osobně v přiměřené lhůtě, nejdéle však do 14 dnů ode dne, kdy o to oznamovatel požádal).

Oznamovatel může oznámení podat i prostřednictvím systému pro přijímání oznámení České advokátní komory.

Zveřejnění oznámení

Oznamovatel není oprávněn uveřejnit informace tvořící obsah oznámení, na které se vztahuje povinnost mlčenlivosti podle zákona č. 253/2008 Sb., o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorizmu, ve znění pozdějších předpisů.

Lhůty pro vyřízení oznámení

• po obdržení oznámení bude oznamovatel vyrozuměn o přijetí oznámení ve lhůtě nejpozději do 7 dnů ode dne přijetí oznámení příslušnou osobou; to neplatí, pokud oznamovatel výslovně požádal, aby ho příslušná osoba o přijetí oznámení nevyrozumívala, nebo pokud je zřejmé, že vyrozuměním o přijetí oznámení by došlo k prozrazení totožnosti oznamovatele jiné osobě;
• o výsledcích šetření a posouzení oznámení příslušnou osobou bude oznamovatel vyrozuměn do 30 dnů od přijetí oznámení (v případech skutkově nebo právně složitých lze tuto lhůtu prodloužit o 30 dnů, nejvýše však dvakrát); to neplatí, pokud oznamovatel výslovně požádal příslušnou osobu, aby ho o prodloužení lhůty pro posouzení a důvodech pro její prodloužení nevyrozumívala, nebo pokud je zřejmé, že vyrozuměním o prodloužení lhůty pro posouzení a důvodech pro její prodloužení by došlo k prozrazení totožnosti oznamovatele jiné osobě;
• za den doručení oznámení se považuje den, kdy bylo oznámení doručeno na adresu sídla naší advokátní kanceláře (razítko na obálce). U e-mailových oznámení je dnem doručení datum uvedené v záhlaví e-mailu. V případě telefonického nebo osobního podání oznámení se za den doručení považuje datum telefonického nebo osobního jednání oznamovatele s příslušnou osobou.

Způsoby vyřízení oznámení

Shledá-li příslušná osoba, že oznámení:

• je důvodné, navrhne naší advokátní kanceláři opatření k předejití a/nebo nápravě protiprávního stavu;
• je nedůvodné, bez zbytečného odkladu písemně vyrozumí oznamovatele o tom, že na základě skutečností uvedených v oznámení a všech okolností, které jí jsou známy, neshledala podezření ze spáchání protiprávního jednání, nebo shledala, že oznámení se zakládá na nepravdivých informacích, a poučí oznamovatele o právu podat oznámení u orgánu veřejné moci;
• není oznámením podle zákona, bez zbytečného odkladu o tom písemně vyrozumí oznamovatele.

Whistleblowing a osobní údaje

• pokud naše advokátní kancelář obdrží žádost o přístup k osobním údajům a informacím, které se týkají agendy ochrany oznamovatelů, předá ji neprodleně k vyřízení příslušné osobě;
• příslušná osoba následně vyhodnotí, zda osobní údaje žadatele dle GDPR zpracovává, a posoudí, zda je s ohledem na limity stanovené zákonem žadateli možné vyhovět. Příslušná osoba bude zejména posuzovat, zda by vyhověním žádosti žadatele nemohlo dojít k maření prošetřování oznámení, ztížení přijetí nápravných opatření či odhalení totožnosti oznamovatele. O výsledku posouzení žádosti příslušná osoba informuje žadatele, bude-li takový postup adekvátní;
• naše advokátní kancelář zpracovává osobní údaje oznamovatelů a dotčených osob, které jsou v oznámení uvedeny, na základě plnění právních povinností dle čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR. Osobní údaje budou zpracovávány výhradně a slouží pouze pro příslušnou osobu v rámci prováděného prošetření oznámení a k přijímání opatření pro zajištění ochrany oznamovatele před odvetnými opatřeními po nezbytně nutnou dobu (tj. 5 let od data přijetí oznámení); poté budou osobní údaje anonymizovány nebo zlikvidovány, pokud právní předpisy nestanoví jinak;
• osobní údaje pochází od oznamovatele a jsou zpracovávány v elektronické podobě automatizovaným způsobem nebo v tištěné podobě neautomatizovaným způsobem. Naše advokátní kancelář neprovádí systematické a/nebo rozsáhlé zpracovávání osobních údajů. Naše advokátní kancelář neprovádí automatizované individuální rozhodování s právními či obdobnými účinky, vč. profilování, ve smyslu čl. 22 GDPR;
• oznamovatel a dotčené osoby mají v souvislosti s agendou ochrany oznamovatelů následující práva na ochranu osobních údajů:
  • právo na informace a přístup k osobním údajům (čl. 15 GDPR);
  • právo na opravu, příp. doplnění osobních údajů (čl. 16 GDPR);
  • právo na výmaz osobních údajů (čl. 17 GDPR);
  • právo na přenositelnost osobních údajů k jinému správci údajů (čl. 20 GDPR);
  • právo na omezení zpracování osobních údajů (čl. 18 GDPR);
  • právo vznést námitku proti zpracování (čl. 21 GDPR);
  • právo nebýt předmětem automatizovaného individuálního rozhodování s právními či obdobnými účinky, vč. profilování (čl. 22 GDPR);
  • právo podat stížnost k Úřadu pro ochranu osobních údajů;
  • pokud oznamovatel udělil naší advokátní kanceláři svůj souhlas, může jej kdykoliv odvolat písemně na adrese naší advokátní kanceláře a/nebo emailem na info@svojanovska.cz (a to zcela nebo částečně) – tím není dotčena zákonnost zpracování založená na souhlasu uděleném před jeho odvoláním.